Big Brother op de werkvloer: mag dat zomaar?

14 april 2022

Werkgevers maken soms gebruik van camera’s op de werkvloer. Denk bijvoorbeeld aan een winkelier die een camera heeft geïnstalleerd of een camera die wordt geplaatst bij de ingang van een bedrijventerrein. Cameratoezicht op (of rondom) het werk kan helpen om bijvoorbeeld diefstal of materiële schade aan eigendommen te voorkomen, maar tegelijkertijd kan de privacy van werknemers of bezoekers in het gedrang komen. Daarom mogen werkgevers alleen onder bepaalde voorwaarden camera’s plaatsen op de werkvloer. Welke voorwaarden dit zijn, lees je in deze blog. Ook bespreken wij in deze blog waar rekening mee moet worden gehouden bij het gebruik van slimme camera’s en nieuwe technologieën zoals gezichtsherkenning.

Privacy (ook) op de werkvloer

Eenieder heeft het recht op privacy, ook wel ‘’the right to be let alone’’. Het recht op privacy geldt zowel in het privéleven als op de werkvloer. Dit betekent dat een werkgever zich (in beginsel) niet mag bemoeien met het privéleven van de werknemer. Zo mag een werkgever zich bijvoorbeeld in principe niet bemoeien met liefdesrelaties van, en tussen, werknemers. Ook kan een werkgever een bepaalde mate van privégebruik van bijvoorbeeld de telefoon of e-mail niet helemaal verbieden. Het recht op privacy op de werkvloer betekent namelijk dat werkgevers privé-gewoontes in principe moeten respecteren en dat zij tot op zekere hoogte (mits in redelijke verhouding) moeten accepteren dat werknemers soms privézaken regelen tijdens het werk. Denk bijvoorbeeld aan een kort telefoongesprek met een huisarts of een WhatsApp-bericht aan een partner.

Het recht op privacy is echter niet absoluut. Werkgevers mogen, onder omstandigheden, bijvoorbeeld wel voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail, internet en telefoon op de werkvloer. Werkgevers kunnen het bedrijf en hun werknemers op verschillende manieren controleren: onder meer met (in)kloksystemen, GPS of het monitoren van internet- en telefoonverkeer. Maar ook met camera’s. Vaak worden camera’s in de eerste plaats opgehangen ter bescherming van eigendommen of de veiligheid van werknemers en/of bezoekers en niet zo zeer om werknemers te observeren. Mensen met camera’s monitoren om hun gedrag te observeren is echter niet verboden. Daarbij kan de privacy van werknemers en bezoekers (die in beeld zijn) wel in het gedrang komen. Cameratoezicht op de werkvloer is daarom slechts in bepaalde gevallen toegestaan. Daarbij moeten werkgevers ervoor zorgen dat de inbreuk op de privacy zo klein mogelijk is. Een camera in het toilet of in een kleedkamer gaat bijvoorbeeld te ver, omdat mensen daarbij bloot in beeld kunnen komen. Ook mogen werkgevers camerabeelden niet langer bewaren dan noodzakelijk. De richtlijn hiervoor is maximaal 4 weken.

Geen privacy-gevaar

Cameratoezicht (op het werk) leidt niet altijd tot een inbreuk op de privacy. Zijn er bijvoorbeeld camera’s opgehangen die geen opnames vastleggen, of waarbij personen niet herkenbaar in beeld worden gebracht? In dat geval zal de privacy niet zo snel in het geding zijn. Het gaat daarbij immers niet om het vastleggen en/of opnemen van camerabeelden of om het vastleggen van identificeerbare (natuurlijke) personen.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Met cameratoezicht op de werkvloer worden in sommige gevallen camerabeelden (van personen) vastgelegd en/of opgenomen. Bij het maken van deze beelden is er meestal sprake van (geautomatiseerde) verwerking van – bijzondere – persoonsgegevens. Als je als werkgever (binnen de EU) op deze wijze persoonsgegevens verwerkt, moet je je houden aan de regels van de Europese privacywetgeving, de AVG ( artikel 2 en artikel 3, lid 1 AVG).

Grondslagen voor gegevensverwerking

Een werkgever die persoonsgegevens verwerkt door het inzetten van camera’s op de werkvloer moet hiervoor altijd een wettelijke grondslag hebben. In de AVG worden 6 grondslagen genoemd waarop het cameratoezicht kan worden gebaseerd (bijvoorbeeld toestemming van de betrokkene, nakoming van een wettelijke verplichting of een ‘’gerechtvaardigd belang’’). Hoewel de AVG voorziet in andere grondslagen voor gegevensverwerking, zullen werkgevers in de meeste gevallen voor het toepassen van cameratoezicht op de werkvloer alleen kunnen terugvallen op de hiervoor genoemde ‘’gerechtvaardigd belang’’-grondslag.

Gerechtvaardigd belang

Als het belang van een werkgever bij cameratoezicht op de werkvloer groot en zwaarwegend is en dit belang alleen kan worden behartigd door camerabeelden te maken, dan zou de werkgever een ‘’ gerechtvaardigd belang’’ kunnen hebben. Om te bepalen of een werkgever daadwerkelijk een gerechtvaardigd belang heeft bij het inzetten van cameratoezicht moet het antwoord op de onderstaande vragen ‘’ja’’ zijn:

Is er sprake van een ‘’gerechtvaardigd’’ belang bij cameratoezicht? Om de verwerking van persoonsgegevens te kunnen baseren op de grondslag van een gerechtvaardigd belang dient dit belang ook daadwerkelijk aanwezig te zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft aan dat het enkel dienen van zuiver commerciële belangen, winstmaximalisatie en het zonder gerechtvaardigd belang volgen van het gedrag van werknemers niet kwalificeren als een ‘’gerechtvaardigd belang’’.
Is het cameratoezicht noodzake lijk? Om te kunnen beoordelen of het cameratoezicht noodzakelijk is, dient er vooraf een duidelijk doel te zijn. Het is daarom verstandig om na te gaan voor welk doel camera’s worden opgehangen en of camera’s op de werkvloer daadwerkelijk bijdragen aan dat beoogde doel.
Prevaleert het belang van de werkgever boven de belangen van betrokkenen? Hierbij dient een belangenafweging te worden gemaakt, waarbij het belang bij cameratoezicht zwaarder weegt dan het belang van privacy bij de betrokkene. Dit wordt ook wel aangeduid als de proportionaliteitstoets.
Zijn er minder ingrijpende maatregelen getroffen, die tevens voldoende doeltreffend zijn zoals bijvoorbeeld extra verlichting op een parkeerterrein, of een beveiligingsmedewerker die van tijd tot tijd patrouilleert? Als het hetzelfde resultaat immers ook op andere, minder ingrijpende manieren kan worden bereikt, dan is het plaatsen van camera’s op de werkvloer niet toegestaan. Dit wordt aangeduid als het subsidiariteitsbeginsel.

Welke omstandigheden van belang zijn om te bepalen of je als werkgever een gerechtvaardigd belang hebt bij cameratoezicht, kan worden afgeleid uit de beleidsregels Cameratoezicht van de AP (uit 2016). Daarbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar het aantal geïnstalleerde camera’s, de tijdsduur van de opnames (continu of alleen gedurende bepaalde momenten) en het aantal personen dat in beeld kan worden gebracht. Werkgevers dienen van tijd tot tijd te evalueren of het cameratoezicht nog wel noodzakelijk is.

Instemming ondernemingsraad en DPIA

Dat cameratoezicht op de werkvloer een wettelijke grondslag heeft, is niet voldoende. Werkgevers die camera’s willen plaatsen op de werkvloer moeten hun plannen vooraf bespreken met de ondernemingsraad (OR). De OR heeft het recht om in te stemmen met de bedrijfsvoorschriften met betrekking tot de omgang met, en de bescherming van, persoonsgegevens van werknemers. De OR moet het gebruik van camera’s dus vooraf goedkeuren. Heeft een bedrijf geen OR, dan moet het op z’n minst een personeelsvergadering hierover beleggen. Bij het implementeren van cameratoezicht is het in sommige gevallen wettelijk verplicht om vooraf een ‘’data protection impact assessment’’ (DPIA) uit te voeren. De AP heeft een lijst opgesteld van verwerkingsactiviteiten waarvoor een DPIA altijd verplicht is. Dit is bijvoorbeeld het geval als werkgevers langdurig, grootschalig en/of systematisch cameratoezicht inzetten op de werkvloer. Het uitvoeren van een DPIA is ook verplicht als werkgevers gebruik willen maken van een verborgen camera, ook wanneer het heimelijke toezicht incidenteel is. Verborgen cameratoezicht is in beginsel niet toegestaan. Dit betekent echter niet dat het inzetten van verborgen camera’s op de werkvloer verboden is. Als een werkgever een duidelijk vermoeden heeft van diefstal of fraude, kan onder voorwaarden en als laatste redmiddel een verborgen camera worden ingezet.

Slimme camera’s en gezichtsherkenning

Camera’s kunnen tegenwoordig meer dan alleen beelden opnemen, denk bijvoorbeeld aan een smartphone met gezichtsherkenning of een slimme camera die ‘’verdacht’’ gedrag kan detecteren. Om dit soort technologie op de werkvloer toe te mogen passen, zal veelal eerst een DPIA moeten worden uitgevoerd. Daarnaast is het in dit soort gevallen mogelijk dat ook bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Deze slimme camera’s kunnen namelijk identificeren aan de hand van onder meer ras en biometrische gegevens. Het verwerken van gezichtsherkenning leidt (wegens unieke identificatiemogelijkheden) tot een groot risico voor de fundamentele rechten en vrijheden van betrokkenen. Naast identiteit is het ook mogelijk om uit fysieke kenmerken af te leiden wat bijvoorbeeld de gezondheidstoestand van een persoon is. Daarom gelden er strikte regels voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens. De hoofdregel is dat het verwerken daarvan verboden is, tenzij aan specifieke voorwaarden is voldaan.

Rechten van betrokkenen

De werkgever moet er ook voor zorgen dat werknemers en/of bezoekers weten dat er cameratoezicht plaatsvindt en met welk doel camera’s worden geplaatst. Ook moet de werkgever ervoor zorgen dat betrokkenen weten welke rechten ze hebben en hoe ze hier gebruik van kunnen maken. Het gaat bijvoorbeeld om het recht om gegevens (camerabeelden) in te zien, het recht om vergeten te worden, het recht op beperking van de verwerking en het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens.

Conclusie

Big Brother op de werkvloer? Dat mag niet zomaar. Voor het plaatsen van camera’s op de werkvloer moet er, in de gevallen waarin met gebruikmaking van van camera’s persoonsgegevens worden verwerkt, altijd een wettelijke grondslag zijn. Een werkgever doet er verstandig aan om vooraf na te gaan of er een wettelijke grondslag bestaat voor het inzetten van camera’s op het werk. Is er bijvoorbeeld sprake van een gerechtvaardigd belang bij het plaatsen van beveiligingscamera’s? Ook dienen werkgevers die camera’s op de werkplek willen gebruiken vooraf de mogelijke privacyrisico’s te signaleren. In veel gevallen zullen werkgevers wettelijk verplicht zijn een vooronderzoek (DPIA) te doen en de ondernemingsraad te vragen in te stemmen met het voorgestelde cameratoezicht. Zeker bij het adopteren van nieuwe technologieën, zoals gezichtsherkenning, is het voor werkgevers van belang om vooraf goed na te denken over hoe ‘’slim’’ cameratoezicht het beste kan worden toegepast binnen de organisatie. Daarbij moet uiteraard rekening worden gehouden met de wettelijke regels ten aanzien van het verwerken van bijzondere persoonsgegevens. Tot slot moeten betrokkenen goed worden geïnformeerd over het cameratoezicht en de rechten die zij hebben met betrekking tot het verwerken van hun gegevens.