Hoe begin je als huisartsenpraktijk met AVG-naleving zonder te verzanden in papierwerk?
Samen met Coöperatie Cohesie ontwikkelden we een praktijkgerichte aanpak die begint bij inzicht, niet bij administratie.
Het resultaat is nu beschikbaar voor elke huisartsenpraktijk.
Inzicht als fundament voor structurele naleving
In het vorige bulletin bespraken we dat vertrouwelijkheid alleen niet volstaat: de AVG vraagt om aantoonbare borging van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid én integriteit van persoonsgegevens. Dit moet bovendien structureel zijn ingebed in de dagelijkse praktijk.
In dit tweede bulletin laten we zien hoe we samen met Coöperatie Cohesie die eerste fundamentele stap zetten: het uitvoeren van een contextanalyse. Geen papieren exercitie, maar een verkenning van processen, systemen en rollen in de praktijk. Deze aanpak bleek effectief én herhaalbaar, en vormt inmiddels de basis voor wat zich ontwikkelt tot een “Gouden Standaard” voor AVG-naleving in de eerstelijnszorg.
Van verplichting naar praktische aanpak
Veel AVG-trajecten stranden in losse documenten zonder aansluiting op de praktijk. Daarom kozen we een andere route: geen standaardformulieren, maar eerst inzicht. Wie verwerkt welke gegevens, met welke systemen, en in welke context?
Door samen met Cohesie in kaart te brengen hoe gegevensverwerking werkelijk plaatsvindt, kregen we direct overzicht en grip. Het Huisarts Informatie Systeem (HIS) bleek de kern, maar ook andere systemen zoals patiëntportalen, communicatieplatformen en Excel-lijsten speelden een rol. Veel daarvan waren nooit volledig in beeld gebracht.
De contextanalyse als fundament
We onderzochten onder meer:
- Wie toegang heeft tot welke persoonsgegevens
- Hoe verantwoordelijkheden zijn verdeeld
- Welke externe partijen structureel betrokken zijn
- Hoe processen rondom aanmelding, registratie en communicatie verlopen
Wat we vonden was herkenbaar én breed toepasbaar. Dankzij de overeenkomsten tussen praktijken konden we de aanpak standaardiseren en toepasbaar maken voor anderen.
“Door systematisch in kaart te brengen hoe gegevens werden verwerkt, zagen we direct waar de grootste pijnpunten lagen.”
— Ankie in ’t Zandt, FG bij Coöperatie Cohesie
Wat het oplevert
De contextanalyse leverde direct inzicht en rust. Praktijken hoefden weinig zelf te doen, omdat veel werk op de achtergrond plaatsvond. Dit scheelde tijd en gaf houvast in het vervolgtraject.
De aanpak groeide uit van een maatwerktraject tot een herhaalbare methode. Inmiddels vormt deze de kern van de “Gouden Standaard” voor AVG-naleving binnen huisartsenpraktijken: praktisch, overdraagbaar en afgestemd op de realiteit van de eerstelijnszorg.
Wat huisartsenpraktijken nu al kunnen doen
Voor praktijken die zijn aangesloten bij Coöperatie Cohesie is deze standaard inmiddels volledig beschikbaar. Zij kunnen de contextanalyse eenvoudig inzien via hun adviseur of via de software tool Privacy Manager. Ook het Register van Verwerkingen is al grotendeels ingevuld en hoeft enkel nog geactiveerd te worden.
Niet aangesloten? Vraag een demonstratie aan.
We laten zien hoe de aanpak werkt en wat deze concreet voor jouw praktijk kan betekenen, zonder het wiel opnieuw uit te vinden of de zorg te belasten.
Vooruitblik
In het volgende bulletin: hoe met minimale inspanning het Register van Verwerkingen kan worden opgezet, op basis van de inzichten die er al zijn.
