In de komende maanden ga ik een blogserie schrijven over het methodisch implementeren van de AVG. Deze serie bestaat uit veertien delen en is m.n. bedoeld voor privacy professionals die belast zijn met het implementeren van de AVG. Naast onderstaande blog, die gaat over de implementatie van de AVG als project, zal ik in de daaropvolgende blogs de respectievelijke dertien te realiseren hoofddoelen van de AVG bespreken.
De noodzaak van een methodische aanpak in AVG-implementatie
In een tijd waarin gegevensbescherming en privacy centraal staan, is een methodische aanpak voor het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van cruciaal belang. In deze blog verkennen we waarom het zo essentieel is en hoe organisaties dit methodisch kunnen aanpakken.
Van "adhocratie" naar structuur
De uitdagingen van vandaag – van plotselinge vragen over privacyverklaringen, verwerkersovereenkomsten tot en met het omgaan met datalekken – vereisen een meer gestructureerde benadering. De voordelen van een methodische aanpak zijn helder: duidelijkheid over wetgeving, begrip van bedrijfsprocessen, risicoprofielen en AVG-verantwoordelijkheden, en als resultaat, een georganiseerde werkomgeving.
Een AVG-project in vijf stappen
Stap 1: Begrijpen van de organisatie en haar structuur
Voordat we in de AVG duiken, moeten we de organisatie begrijpen. Dit betekent het verkennen van interne en externe informatiebronnen, van softwareapplicaties en licenties tot bedrijfsstrategieën en privacybeleid. Door al deze gegevens te verzamelen, kunnen we een organisatieprofiel creëren dat helpt bij het identificeren van het juridisch en functioneel organigram van het bedrijf. Dit is van essentieel belang om te begrijpen wie de "doelen en middelen" voor gegevensverwerking bepaalt.
Stap 2: De AVG-context bepalen
Vragen als "Welke wetgeving is van toepassing?" of "Welke software-applicaties worden gebruikt voor gegevensverwerking?" zijn fundamenteel. Deze stap helpt ons ook te bepalen welke gegevensverwerkingen worden uitgevoerd, het bijbehorende risicoprofiel en de specifieke AVG-rollen van de organisatie. Doorzien waar gegevens geografisch worden verwerkt, is eveneens cruciaal, vooral als dit buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gebeurt.
Stap 3: De AVG-status van de organisatie evalueren
Om een effectief AVG-implementatieplan op te stellen, moeten we eerst de huidige staat van AVG-naleving begrijpen. Dit kan door middel van een GAP-analyse, waarbij we de gewenste situatie vergelijken met de huidige situatie en de risico's identificeren die het gevolg zijn van deze 'gap'.
Stap 4: Het rapport 'AVG-implementatieadvies' opstellen
Nadat we ons een duidelijk beeld hebben gevormd van de huidige situatie, kunnen we een rapport 'AVG-implementatieadvies' opstellen. Dit plan moet een advies bevatten over de prioritering van activiteiten op hoofddoelniveau, een advies dat gebaseerd moet zijn op het belang en de volgorde waarin deze ‘urgente’ activiteiten moeten worden aangepakt.
Stap 5: Het uitvoeren van het AVG-implementatieadvies
Deze stap wordt in detail behandeld in de komende 13 blogs die samen met deze eerste blog het curriculum omvatten van de door mij gegeven DPO-opleiding. Tijdens de online bijeenkomsten worden de uitgebreidere lesteksten aangevuld met ervaringen uit mijn eigen praktijk.
Slotopmerkingen
De implementatie van de AVG is niet slechts een eenmalige taak; het is een voortdurend proces van controle, aanpassing en verbetering. Een methodische aanpak is daarom niet alleen nuttig voor de initiële implementatie, maar ook voor het onderhoud en het bijwerken van AVG-praktijken in de loop van de tijd.
Een gestructureerde benadering van de AVG zorgt niet alleen voor naleving, maar geeft organisaties ook gemoedsrust, wetende dat ze een solide basis hebben om gegevens te beschermen en aan wettelijke vereisten te voldoen. In een wereld waar gegevens centraal staan, is een methodische aanpak daarom geen luxe, maar een noodzaak.
