In de wereld van de huisartsenpraktijken, waarin de zorg voor patiënten centraal staat, is het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet langer een keuze, maar een wettelijke verplichting. Echter, huisartsen en hun teams worden geconfronteerd met de harde realiteit van tijdgebrek, waardoor het voldoen aan de AVG-regels, zacht gezegd, een uitdaging wordt. Hier komt dus de vraag naar een AVG-softwareoplossing om de hoek kijken, een oplossing met specifieke eisen die voor alles gericht moet zijn op het AVG-ontzorgen van de huisartsenpraktijk. In deze blog onderzoeken we deze behoeften en kijken we naar de resultaten die Cohesie Coöperatie U.A. in samenwerking met TPFI voor haar huisartsen heeft weten te bereiken.
Het AVG-dilemma in huisartsenpraktijken
Huisartsen en hun teams worden dagelijks geconfronteerd met de druk om hoogwaardige zorg te verlenen, wat hun kostbare tijd en energie vaak geheel in beslag neemt. De AVG voegt nog een extra laag van complexiteit en administratieve last toe, met strikte regels voor het verzamelen, verwerken en beschermen van patiëntengegevens. In de praktijk ontbreekt het vaak aan de benodigde tijd en middelen om volledig te voldoen aan deze wettelijke verplichtingen.
De rol van AVG-software
AVG-software kan een essentiële oplossing bieden voor huisartsenpraktijken die worstelen met deze tijdsbeperkingen. De belangrijkste eis waaraan een dergelijke oplossing moet voldoen is dat deze al een vooringevuld en op maat gemaakt register van gegevensverwerkingen bevat. Dit betekent dat het register moet zijn afgestemd op de specifieke behoeften en werkprocessen van huisartsenpraktijken, waardoor de administratieve last tot een minimum wordt beperkt.
Efficiënte bewijsvoering voor AVG-compliance
De AVG heeft de bewijslast dat de AVG wordt nageleefd belegd bij de huisartsenpraktijk. Het gaat hier over het bewijzen dat een 50-tal privacyactiviteiten correct is uitgevoerd. Is een correct register van verwerkingen voorhanden dan wordt daarmee al 60% van de bewijslast vervuld. In de overige 40% moet de AVG-softwareoplossing voorzien door bewijs-templates. Nog belangrijker is het beheer van de geleverde bewijzen. Bij ongewijzigde omstandigheden moeten bestaande bewijzen geautomatiseerd kunnen worden verlengd. Enkel dan kan gesproken worden van het op een efficiënte manier aanmaken, opleveren en verlengen van bewijsvoering en daarmee het 24/7 kunnen aantonen van AVG-compliance.
Beheer van meerdere huisartsenpraktijken
De huisartsenpraktijk heeft geen fulltime Privacy Officer nodig, zeker niet als zij gebruikmaakt van de juiste AVG-softwareoplossing. Een extra eis die daarom aan deze oplossing gesteld moet worden is dat één privacy professional meerdere huisartsenpraktijken tegelijkertijd moet kunnen beheren. Dit optimaliseert niet alleen de efficiëntie van de naleving, het maakt het ook mogelijk om als samenwerkende huisartsen gezamenlijk één Privacy Officer te benoemen.
Een mogelijke oplossing
Een van de aanbieders die aan deze specifieke eisen lijkt te voldoen, is de Privacy Manager van TPFI. Deze AVG-software oplossing is recentelijk in het AVG- pilotproject van Cohesie Coöperatie U.A. ingezet. Los van bovengestelde eisen is de samenwerking tussen Cohesie en TPFI met name ook gericht op de verdere doorontwikkeling van deze 'gouden standaard' voor de huisartsenpraktijk, een standaard die vóór alles de huisartsenpraktijk maximaal moet ontzorgen op vlak van de naleving van de AVG.
Conclusie
In een sector waar tijd schaars is en patiëntenzorg prioriteit heeft, is het essentieel om de AVG-compliance te vereenvoudigen. De juiste AVG-softwareoplossing, zoals de Privacy Manager van TPFI, is daarbij een waardevolle tool. Met een kant-en-klaar register van gegevensverwerkingen, efficiënt beheer van bewijsvoering en de mogelijkheid voor één privacy professional om meerdere huisartsenpraktijken tegelijk te beheren, kunnen huisartsenpraktijken de AVG naleven zonder kostbare tijd en middelen te verspillen. Dit is niet alleen een investering in gegevensbescherming, maar ook in de effectiviteit van de praktijk, en dat is iets wat elke huisartsenpraktijk serieus moet overwegen. De Privacy Manager biedt momenteel al gemoedsrust aan alle huisartsenpraktijken verbonden aan huisartsencoöperatie Cohesie.
